Como catalogar sua coleção de games e nunca mais vender o mesmo item duas vezes

Toda coleção passa do ponto em que a memória dá conta. Você deixa de lembrar se aquele jogo está anunciado, em qual canal, por quanto, e se já vendeu. É aí que começam os problemas que custam caro: vender o mesmo item duas vezes, anunciar o que já saiu e não achar a peça na hora de postar.

O que precisa estar registrado

Catalogar não é fazer inventário de museu. São poucos campos, e eles resolvem quase tudo:

• Código próprio: um número ou sigla que só você usa, colado no item ou na caixa onde ele está guardado.
• Nome exato e plataforma, do jeito que aparece na capa.
• Estado e completude: usando sempre a mesma régua, como a de lacrado, CIB ou loose.
• O que acompanha: caixa, manual, cabo, controle, capa.
• Onde está guardado: caixa 3, prateleira de cima, armário da sala. Parece bobo até você precisar postar em duas horas.
• Quanto custou, quando você souber.
• Preço alvo e preço mínimo: o valor que você pede e o abaixo do qual não vale a pena vender.
• Situação: guardado, anunciado, vendido, reservado.
• Onde está anunciado: em quais canais, com qual preço em cada um.
• Fotos, ligadas ao item e não perdidas na galeria do celular.

Uma rotina de entrada que economiza horas depois

O segredo é fazer tudo de uma vez, no momento em que o item chega ou sai do armário. Cada volta ao mesmo item custa tempo de novo.

1. Limpe, seguindo o cuidado de como limpar sem estragar.
2. Teste e anote o resultado, com o checklist de teste.
3. Fotografe na mesma sessão, com o mesmo fundo e a mesma luz de sempre.
4. Pese e meça o item já com a ideia de embalagem, para não refazer isso na hora do frete.
5. Cadastre com todos os campos preenchidos, inclusive os defeitos.
6. Guarde no lugar registrado e cole o código na caixa.

Parece muito para o primeiro item. A partir do quinto, vira automático e leva poucos minutos por peça.

O erro que mais dói: vender duas vezes

Quem anuncia o mesmo item em vários canais ao mesmo tempo corre esse risco, e ele acontece quando menos se espera. O comprador do segundo canal já pagou, o item não existe mais, e você precisa cancelar. Cancelamento por falta de estoque é justamente o que mais penaliza reputação nos marketplaces, e reputação baixa derruba a posição de todos os seus outros anúncios.

Só existem dois jeitos de evitar. Ou você anuncia em um canal por vez, o que é lento, ou mantém um controle único que sabe onde cada item está publicado e derruba os outros anúncios quando um vende.

Planilha ou sistema?

Planilha resolve bem no começo. Ela aguenta as primeiras dezenas de itens, é grátis e você monta em uma tarde. Os limites aparecem depois: ela não avisa quando algo vendeu em outro canal, não guarda foto direito, não gera anúncio e não emite etiqueta.

Se você está com poucas peças e vendendo devagar, comece pela planilha, com os campos da lista acima. Se você tem dezenas de itens e vende em mais de um canal, o custo do controle manual aparece rápido, em forma de tempo e de cancelamento.

Fotos: o arquivo que sempre se perde

Fotografe em sessões, com várias peças de uma vez, e renomeie os arquivos com o código do item ainda no dia. Foto boa perdida na galeria é trabalho jogado fora, e refotografar é o retrabalho mais chato que existe. Se você ainda não tem um padrão, comece pelo roteiro de como fotografar seus jogos.

Uma contagem por mês

Reserve meia hora por mês para conferir o que o catálogo diz contra o que existe na prateleira. É rápido quando o registro está em dia e sempre revela alguma coisa: item anunciado que já saiu, peça guardada em outro lugar, jogo que voltou de devolução e ninguém deu baixa.

Perguntas rápidas

Vale a pena catalogar uma coleção pequena?

Vale a partir do momento em que você começa a vender. Com poucas peças guardadas para uso próprio, a memória dá conta. Com dez itens anunciados, não dá mais.

Preciso colar etiqueta em cada item?

Não no item em si, e nunca sobre a arte original, porque adesivo derruba valor. Etiquete a caixa ou o saco onde a peça está guardada.

Como registrar item com defeito?

Como qualquer outro, com o defeito descrito no mesmo campo de estado. Item para reparo tem comprador, e precisa entrar no catálogo com essa condição desde o começo.

E o que já está anunciado hoje?

Cadastre primeiro o que está publicado, porque é onde o erro custa dinheiro. O que está guardado pode entrar aos poucos.

Um cadastro, todos os canais

O catálogo só compensa de verdade quando ele é o mesmo lugar de onde saem os anúncios. Cadastrando a peça uma vez, com estado, fotos, peso e preço, o item vai para a sua loja, para os marketplaces e para o texto pronto que você cola no grupo de WhatsApp, e quando alguém compra, os outros anúncios saem do ar sem você precisar lembrar de nada.